So verkleinern Sie eine PDF, ohne die Qualität zu verlieren

Was eine PDF groß macht

Fast immer sind es Bilder. Text und einfache Vektorgrafiken sind winzig, sodass hundert Seiten reiner Text oft deutlich unter einem Megabyte bleiben. Ein einzelnes Foto in voller Auflösung kann schon mehrere Megabyte groß sein. Ein gescanntes Dokument ist der Extremfall, weil jede Seite ein Foto einer Seite ist.

Deshalb können zwei PDFs mit gleich vielen Seiten in der Größe enorm voneinander abweichen, und ein langer Vertrag kann kleiner sein als eine dreiseitige Broschüre.

Prüfen Sie zuerst, was Sie haben

Öffnen Sie die Datei und markieren Sie mit der Maus einen Satz. Wird der Text hervorgehoben, handelt es sich größtenteils um echten Text, und es gibt nicht viel zu verkleinern. Komprimierungswerkzeuge arbeiten an den Bildern innerhalb einer PDF, nicht am Text. Wenn Sie nichts markieren können, handelt es sich um einen Scan, und dort ist die größte Einsparung zu erwarten.

Wählen Sie die passende Stufe

PDF komprimieren bietet drei Voreinstellungen, und ihre Namen beschreiben sie treffend:

• Empfohlen ist für die meisten Dokumente eine sinnvolle Standardeinstellung. Beginnen Sie hier.
• Extrem opfert die Bildschärfe für die kleinstmögliche Datei. Sie eignet sich für E-Mail-Anhänge und Formulare, bei denen Lesbarkeit wichtiger ist als Optik.
• Nahezu verlustfrei eignet sich für PDFs mit Fotos oder detaillierten Zeichnungen, die Sie nicht weichgezeichnet sehen möchten.

Komprimieren erstellt eine neue, kleinere Kopie. Ihr Original bleibt unverändert, sodass Sie eine stärkere Einstellung jederzeit gefahrlos ausprobieren und vergleichen können.

Wenn die Datei immer noch zu groß ist

1. Entfernen Sie, was Sie nicht brauchen. Ein Deckblatt, eine leere Rückseite oder ein nicht angeforderter Anhang — all das gehört dazu. PDF-Seiten entfernen erledigt das mit wenigen Klicks.
2. Mit „Empfohlen“ komprimieren, und prüfen Sie dann das Ergebnis. Vergrößern Sie den kleinsten Text, bevor Sie entscheiden, ob er gut genug ist.
3. Auf Extrem hochstufen nur, falls Sie es noch brauchen. Prüfen Sie die Seiten dann erneut.
4. Teilen Sie es auf. Wenn eine Datei unbedingt scharf bleiben und trotzdem übertragen werden muss, kann PDF teilen sie nach Seitenanzahl oder nach einer Zielgröße in Teile zerlegen.
5. Gehen Sie zur Quelle zurück. Wenn Sie die PDF selbst erstellt haben, exportieren Sie sie erneut mit einer geringeren Bildauflösung. Nachträgliches Komprimieren bringt nur begrenzt etwas.

Fehler, die Qualität kosten

• Erneutes Komprimieren einer komprimierten Datei. Jeder Durchgang verwirft etwas mehr Details, und die Einsparungen werden schnell geringer. Arbeiten Sie immer vom Original aus.
• Von einem Text-PDF sollten Sie keine Wunder erwarten. Ist es bereits klein, gibt es wenig zu gewinnen. Das liegt nicht am Tool.
• Das Original löschen. Behalten Sie es, besonders wenn Sie später etwas in voller Qualität drucken müssen.

Was gilt als klein genug?

Das hängt davon ab, wohin die Datei gesendet wird. Viele E-Mail-Dienste begrenzen Anhänge bei etwa 20 bis 25 MB, und manche Arbeits- oder Schulkonten setzen niedrigere Grenzen. Behörden- und Stellenportale verlangen oft eine bestimmte Größe, manchmal nur wenige hundert Kilobyte. Prüfen Sie zuerst die Grenze, damit Sie wissen, worauf Sie hinarbeiten.

Ein Hinweis zum Datenschutz

PDF komprimieren läuft in Ihrem Browser. Die Datei wird nicht hochgeladen, was praktisch ist, wenn es sich um einen Vertrag, einen medizinischen Befund oder einen Kontoauszug handelt. Die Kehrseite: Ihr Gerät erledigt die Arbeit, daher dauern sehr große Dateien länger, und es gibt Größenbeschränkungen – 100 MB pro Datei auf dem Computer und 50 MB auf dem Smartphone.